Qu’est-ce que l’encours client et comment le calculer ?

La trésorerie est l’indice par excellence qui atteste de la bonne santé financière d’une entreprise. Lorsqu’elle est stable et équilibrée, elle témoigne, non seulement du succès financier de l’entreprise, mais également de sa rentabilité. L’un des meilleurs moyens pour optimiser la gestion de sa trésorerie et par conséquent son entreprise est l’encours client. Qu’est-ce que l’encours client ? Comment le calculer ? En quoi influence-t-il la trésorerie ? Vous trouverez ici des éléments de réponses à cette série de questions.

Qu’est-ce que l’encours client ?

Il existe deux principaux types d’encours au sein d’une entreprise : l’encours client et l’encours fournisseur.

Définition de l’encours client et de l’encours fournisseur

L’encours client peut être représenté comme l’ensemble des créances que vos clients ont auprès de votre entreprise. Plusieurs créances peuvent être considérées comme un encours client. Il s’agit notamment des factures échues, des factures non échues et des factures à émettre. Les factures échues sont celles dont le délai de paiement prévu a déjà été dépassé. C’est donc une facture caractérisée par un retard de paiement.

Les factures non échues sont les factures qui ont déjà été émises, mais dont le délai de paiement n’est pas encore arrivé à terme. Ces dernières peuvent être caractérisées de factures normales. Enfin, les factures à émettre concernent des transactions effectuées dont la facture n’est pas encore émise. Autrement dit, il y a eu une vente de service ou de bien, mais aucune facture n’a encore été émise par l’entreprise concernant la transaction.

L’encours client peut donc être désigné comme la somme totale des sommes dues à votre entreprise par tous vos clients. Dans le bilan comptable de votre entreprise, il figure au niveau de l’actif circulant. Il ne faut pas cependant confondre l’encours client et l’encours fournisseur.

L’encours fournisseur en ce qui le concerne est plutôt l’inverse de l’encours client. Il désigne en effet, la somme de toutes les dettes de votre entreprise à l’égard de ses fournisseurs. Il s’agit donc d’un encours négatif. Celui-ci nait dès le moment où votre entreprise passe une commande à crédit auprès d’un fournisseur et que cette commande a été livrée.  C’est donc à juste titre qu’il est inscrit au passif de votre bilan comptable. La balance du bilan comptable de l’entreprise sera équilibrée uniquement après le paiement de cette dette. En d’autres termes, l’encours client représente l’ensemble des dettes de votre entreprise auprès de tous vos fournisseurs à l’instant T. 

Quelle est l’importance de l’encours client au sein de votre entreprise ?

L’encours client est aussi connu sous l’appellation de « risque client », et cette appellation est légitime et logique. En effet, une mauvaise gestion de cet élément de la comptabilité peut engendrer des conséquences à la trésorerie de votre entreprise. Par ricochet, cette dernière en subira donc des conséquences sur le plan de la solvabilité.

De plus, si votre entreprise affiche une balance commerciale en déséquilibre, votre image auprès de collaborateurs est corrompue. Ces derniers ne se sentiront plus en confiance en voulant collaborer avec vous. Cette mauvaise réputation pourrait être alarmante pour le développement de votre entreprise, elle pourrait même causer sa chute.

Dans un autre sens, vous pouvez aussi vous servir de l’encours client pour fidéliser vos clients. Pour y arriver, il est conseillé d’accorder des délais de paiement plus gracieux. De plus, cela permet d’améliorer considérablement votre relation client en mettant en confiance ces derniers. Il s’agit toutefois d’une stratégie que les entreprises en difficultés financières ne peuvent pas se permettre.

En raison de tous ces éléments et de la place indéniable qu’occupe l’encours client au sein de votre entreprise, il est primordial d’accorder de l’importance à sa bonne gestion. Des procédés peuvent vous aider dans cette optique et vous permettre de propulser considérablement votre entreprise sur le plan financier.

Comment se fait le calcul de l’encours client ?

Le calcul de l’encours client de votre entreprise peut se faire à travers une opération très simple. Il vous suffit de faire la somme totale des factures impayées par l’ensemble de vos clients à l’instant T voulu. Pour effectuer ce calcul, vous devez prendre en compte les données suivantes :

• Les factures échues,
• Les factures non échues,
• Les factures à émettre.

Une fois l’addition de ces sommes effectuée, il vous faudra retirer du résultat obtenu les avances ainsi que les acomptes qui ont déjà été payés. Grosso modo, pour calculer l’encours client de votre entreprise, vous devez utiliser la formule suivante :

Encours client = (factures échues + factures non échues + factures à émettre) – avances et acomptes.

Vous pouvez aussi vous servir de cette formule pour déterminer l’encours client moyen de votre entreprise au bout d’une certaine période. Pour y arriver, vous devez juste diviser le chiffre d’affaires de votre entreprise sur cette période par le nombre de jours considérés pour votre calcul. Il faut ensuite multiplier ce résultat par le délai moyen de paiement de vos clients sur la période concernée.

En guise d’illustration, prenons une entreprise qui désire calculer son encours client moyen sur la période d’une année. Considérons que son chiffre d’affaires au cours de cette année est de 10 000 000 d’euros. Ses clients disposent en moyenne d’un délai de 45 jours pour payer réglé leurs factures. L’encours client moyen de cette entreprise sera calculé de la manière suivante :

Encours client moyen = (10 00 000/365) X 45 = 1 232 877 d’euros.

Vous pouvez aussi à l’aide de cette méthode calculer l’encours client annuel de chaque client. Cela peut vous être utile dans la gestion du risque.

Comment maitriser l’encours client ?

Une bonne maitrise de votre encours client est la clé pour limiter les retards de paiement et limiter au maximum les litiges. Comment s’y prendre alors pour atteindre un tel résultat ? Voici quelques conseils qui vous seront utiles dans la gestion de votre encours client.

Revoir vos conditions générales de vente afin de réduire l’encours client

Les conditions générales de vente peuvent être adaptées à chaque type d’activité. L’ajustement de ces conditions générales de vente participe beaucoup à la réduction du montant total de l’encours client. Pour arriver à cette fin, vous devez en tant que commercial vous renseigner sur les éléments comme :

• Les délais de règlement accordés à vos clients,
• L’évaluation des marges de négociation envisageables par votre entreprise,
• Les moyens de paiement les plus efficaces dans votre domaine d’activité.

Une bonne maitrise de ces éléments est le premier pas vers un ajustement de vos conditions générales de vente.

Faire une évaluation des clients pour diminuer les encours commerciaux

Vous devez ici noter vos clients en fonction de certains paramètres précis. Cette évaluation est un moyen idéal pour limiter les incidents de paiement de la part de vos clients. Ensuite, vous devez établir des conditions de paiement en vigueur. Ces conditions de paiement peuvent contenir des acomptes, des remises pour paiement comptant et des virements sur compte bancaire. Par ailleurs, d’autres outils peuvent vous aider à améliorer les entrées de votre trésorerie et même d’éviter les impayés. Des logiciels peuvent vous aider dans l’évaluation et le suivi de vos clients.

En outre, vous pouvez aussi opter pour la solution de l’assurance-crédit afin de vous protéger des impayés. Cette assurance offre une garantie contre les défauts de paiement de vos débiteurs. Ces assurances permettent aussi de surveiller la situation financière de vos débiteurs en leur attribuant une note. Vous serez aussi informé à intervalle régulier de la santé financière de ces derniers.

Recourir à une société externe pour la gestion de votre encours client

En confiant la gestion de votre encours client à une société externe, vous vous octroyez plusieurs possibilités. D’abord, vous pourrez décider de confier certaines créances à travers un contrat d’affacturage en vous basant sur les notes de vos clients. L’affacturage est une pratique financière qui vous permettra d’obtenir à l’avance des liquidités de la part de vos clients pour les factures qui n’ont pas été payées.

Toutefois, avec cette méthode, le client dispose d’un recours pour vous faire rembourser l’argent avancé si ce dernier rencontre une situation d’insolvabilité. Ce recours est aussi possible en présence d’une prescription de créance. Les créances cédées vous seront utiles pour avoir de la liquidité afin de financer vos projets à court ou moyen terme. C’est donc un moyen efficace pour préserver la trésorerie de votre entreprise.

Établir une procédure de recouvrement

L’établissement d’une procédure de recouvrement est primordial pour votre entreprise. Une procédure de recouvrement se fait généralement en quatre éléments. Ces éléments sont :

• Le choix du montant à partir duquel une relance est prioritaire,
• Le moment pour envoyer le premier rappel de paiement,
• La période au bout de laquelle une relance peut être envoyée,
• Les clients pour qui une relance téléphonique est préférable.

Il faut noter ici que dans certains cas une relance simple ne se montre pas efficace. Dans ces cas, il est recommandé de faire appel à un avocat pour une procédure de recouvrement judiciaire. Cette solution est cependant extrême dans bien des cas, vous devez donc faire en sorte que les situations d’impayé ne se présentent pas.