Comment protéger ma trésorerie et mes créances des impayés ?

Les impayés et le non-respect des délais de paiement peuvent sérieusement affecter l’activité d’une entreprise. C’est pour cette raison qu’il est recommandé de prendre toutes les dispositions pour préserver la trésorerie et garder la société en excellente santé financière.

À cet effet, vous pouvez faire usage de certaines techniques que vous découvrirez à travers cet article.  

Faire un contrôle des paiements pour limiter les risques d’impayés et assurer la protection de la trésorerie

Pour assurer la santé financière de votre entreprise, vous devez rigoureusement veiller au crédit. Il s’agit d’avoir un contrôle sur les paiements. De ce fait, vous mettez votre entreprise à l’abri des créances irrécouvrables qui peuvent lui nuire gravement. Pour le faire, certaines méthodes peuvent être utilisées par vous.

• La rédaction de bonnes conditions de commerce : Lorsque vous vous engagez dans des relations commerciales avec les clients, veillez à rédiger les meilleures conditions commerciales. Assurez-vous que tout est correct. Vous pouvez demander l’avis de votre expert-comptable.
  Le client doit expressément manifester son accord par rapport à ces conditions comptables là. Il doit le faire par des signatures. Vous devez recueillir son consentement avant de passer aux conditions de crédit.  
• Prévoyez des limites de crédit raisonnables : Vous devez fixer des limites de crédit et veiller à leur respect. Pour cela, il convient d’opter pour un système d’alerte. Ainsi, vous êtes informé dès qu’un client est sur le point d’aller au-delà de la limite de crédit convenue.
  Si vous comptez effectuer des extensions de crédit supplémentaire, il est recommandé de les approuver à l’avance. Mais pour cela, il faudra d’abord prendre en compte les conditions spécifiques relatives au client.
• Prévoyez des clauses relatives aux conditions de paiement : Pour tous vos clients, que ce soit de nouveaux clients ou des anciens, il est important de prévoir des conditions de paiement de créance dans le contrat de vente. Mais, il ne suffira pas d’inscrire simplement les clauses. Il faut veiller à ce qu’il y ait une certaine clarté pour que cela ne prête pas à interprétation.

Quelles sont les conditions de paiement à prévoir ?

Vos conditions de paiement doivent être structurées. Par exemple, vous pouvez mettre en place une politique qui encourage les paiements de créance qui se font à l’échéance. Vous pouvez par exemple accorder une remise ou un escompte en guise d’encouragement.

Pour ce qui est des retards, vous devez également mettre des conditions pour les décourager. Il s’agit par exemple de la facturation des intérêts. Ces intérêts doivent s’appliquer aux soldes qui connaissent de retard.  

Cette politique doit s’accompagner de la plus grande rigueur. Il n’est pas question de faire des remises en cas de retard. Tout retard est à prendre en compte. Mais vous aurez l’obligation de faire quelques fois des concessions pour préserver les relations client. En effet, avec certains anciens clients réguliers et solvables, vous pouvez passer sur les règles pour continuer vos relations d’affaires avec eux.

Aussi, vous devez clairement faire mention de ce que vous espérez être payé à temps. Mais, s’il arrive que le paiement des crédits ne se fasse pas dans les délais, assurez-vous toujours de contacter le client. Ce faisant, vous vous offrez la garantie d’être pris en compte lorsque l’entreprise voudra procéder au paiement de ses créanciers. En effet, si vous restez passif, vous risquez de ne pas obtenir le paiement de la part de certaines entreprises. Il s’agit spécifiquement de celles qui sont les moins organisées. Ces structures désintéressent prioritairement les locataires qui leur mettent souvent la pression.

Prévenir le paiement des créances

La mise en place d’un bon système de prévention est un moyen devant vous permettre de réduire les risques d’impayés. Plusieurs techniques peuvent vous permettre de mettre en place un système de prévention des impayés.

À cet effet, il est donc recommandé de transmettre dans les meilleurs délais après livraison de la marchandise, les factures ainsi que les relevés. Cela vous permet d’être pris en compte à temps par les entreprises. En effet, certaines structures procèdent au paiement de leur créancier de manière cyclique. Ainsi, lorsque vous leur faites parvenir à temps vos factures, vous avez la certitude d’être pris en compte dans la prochaine vague pour le paiement des créanciers.

Par ailleurs, pour garantir une meilleure santé de votre entreprise, il est recommandé de tenir un compte bien déterminé et précis de ce que vos clients vous doivent. Ces états de paiement vous permettront de connaitre avec exactitude le niveau auquel se situe chaque client par rapport à sa limite de crédit.   Aussi, en cas de retard dans le délai de paiement, il est recommandé de procéder à un suivi. Cela vous permettra de déterminer ce que cache véritablement la situation de votre client.

Procéder au traitement des retards de paiement et des impayés

En cas de retard de paiement des créances, vous pouvez vous y prendre de diverses manières. Mais le procédé mis en place dépendra du client et de l’élément qui a conduit au retard. En effet, plusieurs facteurs peuvent justifier le retard de la part de votre client.

En la matière, le retard dans le paiement peut provenir d’un problème au niveau de sa comptabilité. Face à une telle situation, vous pouvez avoir la patience puisqu’il s’agit d’un problème qui ne prend pas assez de temps pour être réglé.

Par ailleurs, le problème peut également provenir d’une situation au niveau de la trésorerie. Il peut s’agir d’un problème à court terme comme il peut être question d’une situation bien plus sérieuse sur du long terme. Dans ce cas, l’option qui s’offre à vous est de planifier un calendrier de paiement. Cela a un certain poids entre le client et vous. Il s’oppose également aux tiers.

Il ne faut pas exclure non plus que le problème puisse provenir de vous. C’est peut-être une défaillance au niveau de la facture ou d’un service.

En cas de retard, pour que la situation avec le client ne s’empire pas, vous pouvez prendre la décision de ne plus le fournir. Vous pouvez également leur faire la proposition d’un paiement au comptant.

Souscrire à une assurance-crédit entreprise

L’assurance-crédit est une solution qui permet de prévenir les risques d’impayés.

C’est un contrat qui peut protéger de diverses manières votre trésorerie et vous protéger contre les risques d’impayés. L’assurance-crédit arrive à jouer ce rôle à travers ses nombreuses fonctions.

Il s’agit de :

• La prévention des risques d’impayés : L’assurance parvient à jouer ce rôle à travers la collecte de certaines informations. Ces informations sont ensuite analysées. Elle arrive ainsi à déterminer les risques d’impayés de vos clients.
  À partir de ces analyses, l’assureur peut déterminer le niveau de risque qu’il y a à couvrir une entreprise. Il peut donc refuser la couverture des créances qu’il estime risquées.
  Par ailleurs, son analyse et les informations que la compagnie d’assurance vous rapporte vous permettent de déterminer si vous devez accorder un délai de paiement au débiteur ou pas.
• Le recouvrement des créances : En cas d’impayés, l’assurance peut également procéder au recouvrement des créances. La différence avec les sociétés de recouvrement est que la compagnie vous reverse ce qu’elle a récupéré comme créance.
• L’indemnisation des créances : Il est également possible de vous faire rembourser les créances que la compagnie d’assurance n’a pas pu récupérer. Mais c’est une opération qui se fait selon certaines règles déterminées.

Recourir à l’affacturage

L’affacturage est une solution de financement par laquelle vous pouvez procéder à une cession de vos créances clients à une société d’affacturage. Cette solution de financement vous permet d’avoir une avance sur trésorerie et de la liquidité. Vous êtes protégé contre les nombreux risques d’impayés.

C’est une solution complète qui comporte également un service de gestion des encaissements. L’affacturage s’occupe donc du recouvrement de créances ainsi que des relances des clients. Cela vous permet donc de gagner du temps afin de vous concentrer sur certaines opérations assez importantes pour votre entreprise.

Que vous soyez donc une petite entreprise ou une grande entreprise, vous pouvez opter pour cette solution de financement qui assure à votre entreprise une bonne gestion des impayés. Il existe plusieurs contrats d’affacturage auxquels vous pouvez souscrire.

• Le Full Factoring : C’est le contrat d’affacturage traditionnel. C’est la solution à laquelle recourent la plupart des entreprises. C’est un contrat complet qui intègre plusieurs composantes.
• L’affacturage non géré ou semi-confidentiel : C’est un contrat par lequel le fournisseur cède ses créances au factor mais continue toujours la gestion des factures clients.
• L’affacturage confidentiel : Ici, le fournisseur n’informe pas le client de l’existence d’un contrat d’affacturage. Tout se déroule dans la discrétion.
• L’affacturage ponctuel : Le contrat concerne uniquement quelques factures. Il ne prend pas en compte toutes les factures de la société.
• L’affacturage export : C’est un contrat qui est destiné aux entreprises dont les clients sont à l’étranger.
• L’affacturage sans recours : En cas d’insolvabilité du débiteur, l’affactureur ne peut pas se tourner contre le fournisseur pour réclamer le paiement.